PRIVACYVERKLARING

Rosalie Voortman Photography
Versie: juli 2026

Rosalie Voortman Photography hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website, aanvragen, offertes, overeenkomsten, fotografieopdrachten, online galerijen, albums en overige diensten van Rosalie Voortman Photography.

1. Verantwoordelijke

Rosalie Voortman Photography is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: Rosalie Voortman Photography
Naam: Rosalie Voortman
Adres: Urnenveld 8
Postcode en plaats: 5388 CL Nistelrode
E-mailadres:hello@rosalievoortman.com
Telefoonnummer: 06-42080011

Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door rosalie voortman photography, neem dan gerust contact op!

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van het contact en de geboekte dienstverlening kan Rosalie Voortman Photography de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adres, postcode en woonplaats;
e-mailadres;
telefoonnummer;
factuur- en betaalgegevens;
bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-identificatienummer;
trouwdatum, evenementdatum en locatiegegevens;
informatie uit contactformulieren, e-mails, gesprekken en vragenlijsten;
gegevens over de planning, familieleden, gasten en leveranciers;
informatie over persoonlijke voorkeuren en aandachtspunten voor de fotografie;
foto’s en eventueel videobeelden waarop personen herkenbaar zijn;
selecties, favorieten en bestellingen binnen een online galerij;
technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en websitegebruik;
gegevens die vrijwillig worden verstrekt in verband met een opdracht.

Rosalie Voortman Photography vraagt niet bewust meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening.

3. Foto’s als persoonsgegevens

Foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, kunnen persoonsgegevens zijn.

Tijdens een bruiloft, uitvaart, evenement of andere reportage kunnen naast de opdrachtgever ook familieleden, gasten, leveranciers en andere aanwezigen worden gefotografeerd.

Deze beelden worden in eerste instantie gemaakt en verwerkt om de afgesproken fotografieopdracht uit te voeren en aan de opdrachtgever te leveren. Rosalie Voortman Photography selecteert en bewerkt alleen beelden die relevant zijn voor de reportage en de overeengekomen dienstverlening.

Herkenbare foto’s worden niet automatisch gebruikt voor reclame, portfolio of sociale media. Voor dergelijk gebruik gelden de afspraken uit artikel 9 van deze privacyverklaring.

4. Doeleinden en grondslagen

Rosalie Voortman Photography verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat.

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

Persoonsgegevens worden verwerkt om:

aanvragen te beantwoorden;
offertes en overeenkomsten op te stellen;
een datum te reserveren;
de fotografieopdracht voor te bereiden en uit te voeren;
contact te onderhouden met opdrachtgevers, planners en leveranciers;
foto’s te selecteren, bewerken en leveren;
online galerijen beschikbaar te stellen;
albums en andere producten te ontwerpen en bestellen;
facturen te sturen en betalingen te verwerken;
vragen, correcties en klachten af te handelen.

4.2 Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden verwerkt en bewaard om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.

4.3 Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen worden persoonsgegevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor:

een goede bedrijfsadministratie;
beveiliging van accounts, systemen en bestanden;
het maken en behouden van noodzakelijke back-ups;
het voorkomen van fraude en misbruik;
het verbeteren van de dienstverlening;
het bewaren van communicatie voor het afhandelen van afspraken of geschillen;
het leveren van een complete reportage aan de opdrachtgever.

Hierbij wordt steeds afgewogen of de privacybelangen van de betrokken persoon zwaarder wegen.

4.4 Toestemming

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming altijd worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Toestemming kan bijvoorbeeld worden gevraagd voor:

publicatie van herkenbare beelden;
opname in portfolio of sociale media;
het versturen van commerciële e-mails;
bepaalde niet-noodzakelijke cookies.

5. Persoonsgegevens van gasten en derden

Voor het uitvoeren van een fotografieopdracht kan de opdrachtgever informatie verstrekken over gasten, familieleden, leveranciers of andere betrokkenen.

De opdrachtgever wordt gevraagd alleen gegevens te delen die noodzakelijk zijn voor de opdracht en zorgvuldig om te gaan met gevoelige informatie.

Wanneer mogelijk informeert de opdrachtgever aanwezigen vooraf dat tijdens het evenement wordt gefotografeerd. Een aanwezige die liever niet herkenbaar in beeld komt, kan dit kenbaar maken bij de opdrachtgever, weddingplanner, ceremoniemeester of rechtstreeks bij Rosalie Voortman Photography.

Rosalie Voortman Photography probeert met een dergelijk verzoek redelijkerwijs rekening te houden. Bij live-evenementen kan echter niet altijd worden gegarandeerd dat iemand op geen enkel overzichtsbeeld of achtergrondbeeld voorkomt.

6. Persoonlijke en gevoelige informatie

Voor een zorgvuldige fotografieopdracht kan een opdrachtgever vrijwillig informatie delen over bijvoorbeeld:

familieverhoudingen;
ziekte of overlijden;
lichamelijke onzekerheden;
religieuze of culturele gebruiken;
kwetsbare persoonlijke omstandigheden.

Deze informatie wordt alleen gebruikt om de opdracht zorgvuldig uit te voeren en wordt niet verder gedeeld dan noodzakelijk.

Rosalie Voortman Photography verzoekt opdrachtgevers om geen uitgebreide medische dossiers of andere onnodige gevoelige documenten te verstrekken.

7. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Rosalie Voortman Photography hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Aanvragen zonder boeking

Contactgegevens, aanvragen en bijbehorende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste contact bewaard, tenzij er een reden bestaat om deze langer te bewaren.

Klant- en opdrachtgegevens

Overeenkomsten, belangrijke correspondentie en gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren of onderbouwen van een opdracht worden in beginsel maximaal zeven jaar na afronding van de opdracht bewaard.

Financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en andere gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden minimaal zeven jaar bewaard. Dit volgt uit de Nederlandse fiscale bewaarplicht.

Online galerijen

Een online galerij blijft beschikbaar gedurende de met de opdrachtgever gecommuniceerde periode. Na het verlopen van deze periode kan de galerij zonder verdere aankondiging worden verwijderd.

De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de geleverde bestanden.

Fotografische bestanden

Geleverde beelden en bijbehorende back-ups worden minimaal bewaard gedurende de termijn die in de overeenkomst of Algemene Voorwaarden staat genoemd.

Rosalie Voortman Photography kan een selectie fotografische bestanden langer bewaren voor archief, bewijs, auteursrechtelijke bescherming of portfolio, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Ongebruikte, dubbele of technisch afgekeurde beelden kunnen eerder worden verwijderd.

Portfolio en publicaties

Beelden die met toestemming zijn gepubliceerd, kunnen worden gebruikt zolang de toestemming geldig is of zolang daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Wanneer toestemming wordt ingetrokken, wordt toekomstig gebruik beëindigd. Reeds gedrukte publicaties, eerdere plaatsingen, gedeelde berichten of publicaties door derden kunnen niet altijd volledig worden teruggehaald.

8. Delen met externe dienstverleners

Rosalie Voortman Photography verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met externe dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of bedrijfsvoering.

Hieronder kunnen vallen:

website- en hostingproviders, waaronder Squarespace;
e-mail- en clouddiensten, waaronder Google;
online galerij- en printdiensten, waaronder Pic-Time;
foto-opslag-, selectie- en bewerkingssoftware, waaronder Adobe en Imagen AI;
albumleveranciers en professionele printlaboratoria;
ontwerpsoftware, waaronder Canva;
boekhoud-, facturatie- en betaalproviders;
juridische, administratieve of verzekeringsadviseurs;
bezorgdiensten;
professionele vervangende fotografen of second shooters, wanneer dit nodig is;
leveranciers die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren of leveren van de opdracht.

Met partijen die in opdracht persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en het toegestane gebruik van de gegevens.

Dienstverleners mogen persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken, tenzij zij daarvoor zelf een wettelijke grondslag hebben en hierover zelfstandig informeren.

9. Portfolio, website en sociale media

Rosalie Voortman Photography gebruikt herkenbare beelden voor portfolio, website, sociale media, blogs, wedstrijden, redactionele publicaties en marketing wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer een andere geldige grondslag bestaat.

Bij trouwreportages en andere particuliere opdrachten wordt de publicatiekeuze bij voorkeur vastgelegd in de overeenkomst.

De opdrachtgever kan daarbij bijvoorbeeld kiezen voor:

toestemming voor publicatie;
publicatie na voorafgaande beoordeling van een selectie;
geen publicatie van herkenbare beelden.

Toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar hello@rosalievoortman.com.

Intrekking betekent niet automatisch dat reeds rechtmatig gepubliceerd materiaal overal kan worden verwijderd. Rosalie Voortman Photography verwijdert eigen online publicaties waar dit redelijkerwijs mogelijk is, maar heeft geen volledige controle over gedeelde berichten, zoekresultaten, gedrukte materialen of publicaties van derden.

Leveranciers, locaties, weddingplanners en andere commerciële partijen ontvangen niet automatisch toestemming om beelden zakelijk te gebruiken. Zij moeten hiervoor rechtstreeks afspraken maken met Rosalie Voortman Photography.

10. Online galerijen

Voor het leveren van foto’s kan gebruik worden gemaakt van een persoonlijke online galerij.

De opdrachtgever ontvangt hiervoor een unieke link en eventueel een wachtwoord. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren en delen van deze toegangsgegevens.

Wanneer de opdrachtgever de galerijlink deelt met familieleden, gasten of derden, kunnen deze personen toegang krijgen tot de beelden in de galerij.

Rosalie Voortman Photography is niet verantwoordelijk voor verdere verspreiding door personen aan wie de opdrachtgever zelf toegang heeft gegeven.

Binnen de galerij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt in verband met:

het bekijken en downloaden van beelden;
het maken van favorietenlijsten;
het bestellen van prints of producten;
het invullen van een naam, e-mailadres, afleveradres of betaalgegevens.

Wanneer een bezoeker rechtstreeks een bestelling plaatst, kan de galerij- of betalingsprovider voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn. De betreffende provider kan hiervoor een eigen privacyverklaring hanteren.

11. Digitale hulpmiddelen en artificiële intelligentie

Rosalie Voortman Photography kan professionele software en AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor:

het sorteren en selecteren van bestanden;
kleur- en belichtingscorrecties;
uitsnedes;
ruisreductie;
verscherping;
huid- en detailretouche;
het verwijderen van kleine storende elementen;
administratieve en tekstuele ondersteuning;
het verbeteren van workflow en efficiëntie.

De uiteindelijke creatieve selectie, beoordeling en levering vinden plaats onder menselijke verantwoordelijkheid en controle van Rosalie Voortman Photography.

AI-ondersteunde standaardbewerkingen worden niet gebruikt om de feitelijke betekenis van een reportage bewust te veranderen. Personen, gebeurtenissen of wezenlijke onderdelen worden niet zonder duidelijke reden kunstmatig toegevoegd.

Wanneer AI wordt gebruikt om beeldmateriaal ingrijpend te genereren of manipuleren, waardoor het ten onrechte als een authentieke gebeurtenis of situatie kan worden gezien, wordt dit waar wettelijk vereist kenbaar gemaakt. De Europese AI-verordening bevat een transparantieplicht voor deepfakes en maakt daarbij onderscheid met ondersteunende standaardbewerkingen die de inhoud niet wezenlijk wijzigen.

Persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak ingevoerd in openbaar toegankelijke AI-systemen. Bij het gebruik van externe AI-diensten wordt rekening gehouden met privacy, beveiliging en de instellingen van de betreffende dienst.

Rosalie Voortman Photography gebruikt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die voor personen juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen heeft.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, wordt gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrond, zoals:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
andere wettelijk toegestane waarborgen.

Rosalie Voortman Photography probeert zoveel mogelijk dienstverleners te gebruiken die passende privacy- en beveiligingsmaatregelen bieden.

13. Beveiliging

Rosalie Voortman Photography neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en fotografische bestanden te beveiligen tegen:

verlies;
onbevoegde toegang;
misbruik;
ongewenste openbaarmaking;
ongeoorloofde wijziging.

Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn:

beveiligde apparaten en accounts;
sterke en unieke wachtwoorden;
waar mogelijk tweestapsverificatie;
beveiligde opslag en back-ups;
beperkte toegang tot persoonsgegevens;
actuele software;
zorgvuldig beheer van galerijlinks en wachtwoorden.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een mogelijk datalek wordt beoordeeld welke maatregelen en eventuele meldingen wettelijk noodzakelijk zijn.

14. Website en cookies

De website van Rosalie Voortman Photography maakt gebruik van noodzakelijke cookies en kan, afhankelijk van de ingestelde toestemming, gebruikmaken van analytische of marketingcookies.

Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten functioneren.

Voor niet-noodzakelijke cookies wordt toestemming gevraagd via de cookiebanner, wanneer dit wettelijk vereist is.

Via de cookiebanner kunnen bezoekers hun voorkeuren bekijken en aanpassen.

Externe diensten die via de website worden gebruikt, kunnen eigen cookies plaatsen en een eigen privacy- of cookiebeleid hanteren.

15. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Commerciële e-mails of nieuwsbrieven worden alleen verstuurd wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit binnen een bestaande klantrelatie wettelijk is toegestaan.

Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om zich eenvoudig af te melden.

Persoonlijke communicatie over een lopende aanvraag, overeenkomst, galerij, album of bestelling is geen nieuwsbrief en kan noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening.

16. Minderjarigen

Tijdens bruiloften, uitvaarten, familieshoots en evenementen kunnen minderjarigen worden gefotografeerd.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van ouders of wettelijke vertegenwoordigers wanneer dat gelet op de opdracht en omstandigheden nodig is.

Herkenbare beelden van minderjarigen worden met extra zorg behandeld. Voor commercieel gebruik of opvallende publicatie van een minderjarige kan aanvullende toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger worden gevraagd.

Rosalie Voortman Photography verzamelt via de website niet bewust zelfstandig persoonsgegevens van kinderen zonder betrokkenheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

17. Privacyrechten

Betrokkenen hebben, afhankelijk van de situatie, het recht om:

persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten aanpassen;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking;
verstrekte gegevens over te laten dragen;
toestemming in te trekken;
informatie te ontvangen over de verwerking.

Een verzoek kan worden gestuurd naar hello@rosalievoortman.com.

Rosalie Voortman Photography kan aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan. Er wordt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs gevraagd. Alleen wanneer identificatie redelijkerwijs noodzakelijk is, wordt gezocht naar een zo beperkt mogelijke manier om de identiteit te controleren.

De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert organisaties om mensen duidelijk te informeren over hun privacyrechten en het gemakkelijk te maken een verzoek in te dienen.

Rosalie Voortman Photography reageert in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn binnen de wettelijke grenzen worden verlengd.

Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd wanneer deze nog nodig zijn vanwege een overeenkomst, wettelijke bewaarplicht, juridische vordering of bescherming van het auteursrecht.

18. Klacht indienen

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen eerst worden gestuurd naar:

Rosalie Voortman Photography
hello@rosalievoortman.com

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rosalie Voortman Photography waardeert het wanneer eerst rechtstreeks contact wordt opgenomen, zodat geprobeerd kan worden de vraag of klacht samen op te lossen.

19. Links naar andere websites

De website kan links bevatten naar websites, galerijen of sociale mediaplatforms van derden.

Rosalie Voortman Photography is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze derden persoonsgegevens verwerken. Bezoekers wordt geadviseerd om de privacyverklaring van de betreffende website of dienst te bekijken.

20. Wijzigingen

Rosalie Voortman Photography mag deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte software of wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie staat altijd op www.rosalievoortman.com/privacyverklaring.

Bij belangrijke wijzigingen kan hierover aanvullend worden gecommuniceerd.

Laatste wijziging: juli 2026